5.2 Dokumentation
Eine ordentliche Dokumentation ist die Voraussetzung jeder Projektarbeit und zentrales Instrument des Projektcontrolling. Wenn nichts eindeutig festgehalten und verbindlich aufgezeichnet wird, kann sich die Arbeit im Team nicht entfalten, tritt man ständig auf der Stelle.

Auswertungen zeigen, dass es allerdings eine heftige Abneigung gegen die Dokumentationstätigkeit während eines Projekts gibt. Für konkrete Dokumentationsprodukte – wie beispielsweise IT-Versuche - sind Projektmitglieder leicht zu gewinnen, die regelmäßige Aufzeichnung dessen, was gerade läuft im Projekt, halten nicht wenige aber für überflüssig.
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Dokumentation erfüllt viele verschiedene Aufgaben:
    • laufende Überprüfung des Projektprozesses (inhaltlich, zeitlich)
    • Vergleich zwischen momentanem Stand und den gesetzten Zielen (Zwischenreflexion)
    • Festhalten von Daten, Fakten, Erfahrungen
    • herzeigbares Ergebnis nach Abschluss des Projekts


Dokumentation - für wen?
    • Rechenschaftsbericht von allen am Projekt Beteiligten (gegenüber Auftraggeber, operatives Management....)
    • Nachschlagewerk
      • zur Fehlersuche
      • für neue oder ähnliche Projekte
    • Für interne Information und externen Nachweis
    • Öffentlichkeitsarbeit (Fotos, Graphiken nicht vergessen)
    • Geldquelle (die Dokumentation kann evtl. mit Gewinn verkauft werden)
    • Einreichunterlage für Ausschreibungen oder Zertifizierungen
    • Dokumentation muss von Anfang an erfolgen (Logbuch)
    • Die Dokumentation umfasst mindestens
      • Projektauftrag
      • Projektpläne
      • Statusberichte
      • Abschlussbericht
    • Dokumentieren kann und soll man auf vielfältige Art und Weise:
      • schriftlich, zeichnerisch (redaktionelle Beiträge, Berichte, Stichwortprotokolle, Zeitungsartikel, Skizzen, Pläne...)
      • Flipcharts, Fragenkataloge, Ergebnisse der Zwischenreflexionen...
      • Ausdruck oder Speicherung von Protokolldateien
      • Fotos, Dias, Posters
      • Videoaufnahmen
      • Zwischenprodukte (Modelle, Zeichnungen, Planungsgrundlagen...)
      • Endprodukte (fertige Modelle, Pläne, Geräte...)
      • Tagebücher
    • Erstellen Sie Regeln für den Umgang mit Dokumenten
    • Prozess der Erstellung und Ablage (Einheitliche Reportingsheets, Unterschrifts- und Datumsregelung)
    • Kennzeichnung der Dokumente und Ablagesysteme (Farben für Berichte, Protokolle, Konzepte)
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Dokumentation – wer ?
    • einzelne Mitarbeiter (Berichte, Fotos, Tagebuch, Protokolle)
    • Projektleiter ( Statusberichte, Zeit- und Kostencontrolling)
Am günstigsten ist es, wenn alle am Projekt Beteiligten in bestimmtem Ausmaß auch an der Dokumentation beteiligt sind. Die beste Methode hierfür ist das Tagebuch (Logbuch).
Man unterscheidet grundsätzlich zwischen einem öffentlichen Projekttagebuch, das öffentlich aufliegt, und dem persönlichen Tagebuch.
    • In das öffentliche Tagebuch können jederzeit Notizen gemacht werden. Es empfiehlt sich, einen Projektbeteiligten mit der Verwaltung und Verwahrung des Tagebuchs zu betrauen.
    • Das persönliche Projekttagebuch wird von allen Projektbeteiligten geführt, es ist sozusagen der persönliche Begleiter durch das Projekt. Man kann das Tagebuchführen als schriftliches Nachdenken bezeichnen. Alles, was erwähnenswert ist bzw. was hilft, die jeweilige Situation verständlich zu machen, wird notiert: Beobachtungen, Gefühle, Pläne, Ideen, Hypothesen.... Auch Zeichnungen, Skizzen oder Fotos haben Platz im Tagebuch. Private Tagebücher sind auf jeden Fall persönlich, sie sollten regelmäßig geschrieben werden, und nur jene Teile stehen für die Dokumentation zur Verfügung, die vom Verfasser "freigegeben" werden.

Die Projektdokumentation ist auch Grundlage für die spätere Projektreflexion, möglicherweise auch Ausgangspunkt für weitere Projektvorhaben. Sie sollte deshalb Informationen über alle wichtigen Stadien und Phasen des Arbeitsprozesses, Zwischenergebnisse und persönliche Erfahrungen und Eindrücke der Beteiligten enthalten.
Alle entstandenen Dokumente sollten an zentraler Stelle gesammelt werden. Ob dies ein Papier- oder Outlookordner, eine Papier- oder Office-Sammelmappe oder eine Faltschachtel ist, ist hierbei nachrangig. Wichtig ist die Vollständigkeit und die leichte Auffindbarkeit der Dokumente. Für die laufende Dokumentation ist der klassische Ringordner am zweckmäßigsten, mit Einsteckhüllen für Dias, Disketten sowie farbigen Trennblättern für die einzelnen Rubriken. Bei komplexen Aufgaben ist ein datenbankgestütztes System sinnvoll.
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